|
Зачем Вам нужен секретарь
Личные и профессиональные качества, которыми должен обладать секретарь, определяются в зависимости от специфики работы вашей фирмы, сложившейся корпоративной культуры, и, не в последнюю очередь, в зависимости от вашего стиля руководства. Постарайтесь точно сформулировать, что именно вам необходимо в первую очередь: красивое лицо в приемной, профи по сортировке телефонных звонков, или подкованный делопроизводитель, который оперативно подготовит вам документ любой сложности.
Когда станет ясно, какой круг обязанностей вы хотите взвалить на хрупкие плечи будущего помощника, определитесь в терминах. Редко кто разбирается в тонкостях квалификации секретарей. Возникает путаница: там, где "требуется секретарь-референт", вполне подойдет секретарь-машинистка, а на вакансию "секретаря", оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы. А ведь от точного определения должности зависит очень многое - в том числе и размер компенсации, которую вы предложите сотруднику.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Специфика профессии секретаря состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже ассистент руководителя, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе.
Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязан ориентироваться в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы. Таким работникам сегодня платят от 100 до 150 долларов.
Секретарь-машинистка обязана знать основные компьютерные программы, делопроизводство и уметь быстро набирать тексты. Не говоря уже о том, что до автоматизма должна быть доведена работа с ксероксом, факсом, мини-АТС и другой офисной оргтехникой. Приготовьтесь выложить не менее 200$ за толкового специалиста.
Офис-менеджер - универсал, объединяющий в себе достоинства хорошего секретаря и администратора. Как правило, именно этого специалиста не хватает большинству малых и средних предприятий. В обязанности офис-менеджера входит координация работы отделов офиса, курьеров, обеспечение сотрудников канцтоварами, закупка расходных материалов для офисной техники, прием звонков, факсов, электронной и другой почты и прочая, и прочая. Здесь уже ставки повышаются до 250$. За меньшие деньги вы профессионала наврятли получите.
Секретарь-референт - правая рука руководителя. Ему доверяется подготовка проектов решений, текстов выступлений руководителя, редактирование отчетов и другой документации. Он отслеживает, как сотрудники выполняют распоряжения директора компании, оценивает качество их работы. В зависимости от размеров вашей компании и ваших личных нужд зарплата такого специалиста будет колебаться от 200 до 400 долларов.
Помощник (ассистент) руководителя - самая верхняя ступенька карьерной лестницы секретаря. Это уже "особа, приближенная к императору". Помощник должен быть в курсе всех нюансов работы фирмы, он предлагает перспективные направления ее развития, участвует в переговорах с партнерами по бизнесу, руководит подготовкой к особо важным совещаниям, конференциям, презентациям. Подумайте, нужен ли вам специалист такого уровня? Ведь соответственно его квалификации увеличится и зарплата.
КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ СЕКРЕТАРЬ
HR-директор корпорации "Ростик Груп" Валерия Силина:
"На мой взгляд, профессиональный секретарь в первую очередь должен быть психологически устойчив к стрессам: на работе случается всякое, причем, "аврал" - это едва ли не самая простая ситуация. Важно, чтобы секретарь не впадал в "ступор", а быстро соображал, что предпринять в критической ситуации. Также необходима прекрасная память и такт. Секретарь - это почти дипломат!"
Начальник отдела по подбору персонала компании "РосИнтер Ресторантс" Лариса Вакуленко:
"К выбору секретаря надо подходить очень тщательно - это не только "лицо", но и "врата" компании. Многие руководители и даже сами претенденты считают эту профессию чем-то несерьезным - перекладыванием бумажек. Если вы видите, что кандидатка сама относится к будущей работе, как к временному приработку - не берите ее!"
ГДЕ И КАК ИСКАТЬ?
Если вы определились с профессиональным и психологическим обликом своего будущего секретаря, начинайте поиск.
Скрытые резервы
Прежде всего, оглянитесь - быть может подходящий кандидат уже есть в вашей компании? "Примерьте" к вашим сотрудникам "костюм" секретаря. У внутреннего кандидата есть как минимум два неоспоримых плюса - он знает специфику вашей компании и ему не потребуется долгого периода адаптации.
Печатное слово
Если подходящей персоны среди ваших работников нет, обращайтесь к "внешнему миру". Здесь существует два варианта подбора:
- Самостоятельно изучать опубликованные в специализированных изданиях и на сайтах в Интернате резюме соискателей. Способ самый дешевый.
- Разместить объявление о вашей вакансии в газете "Работа для вас". Эффективность этого поиска зависит от вашего умения составить грамотное и лаконичное объявление. Укажите в объявлении профиль деятельности вашей компании, местонахождение офиса, краткий перечень обязанностей будущего секретаря, размер заработной платы (соискатели, как правило, пропускают объявления, где не оговорены размеры вознаграждения) и требования к опыту работы кандидата.
Только что с курсов
Секретаря можно найти и в одной из специальных школ, предлагающих кратко- и среднесрочные курсы. Правда, их выпускницы - в основном молодые девушки с небольшим опытом работы. Прежде чем приступить к выбору подходящей кандидатуры, поинтересуйтесь, каковы сроки и программа обучения в разных школах. Некоторые из них делают ставку на изучение иностранных языков, другие - на компьютерную грамотность, а третьи больше всего внимания уделяют обучению будущих секретарей хорошим манерам.
Доверьтесь профессионалам
Если время вам дорого, а профессионал нужен "позарез", попробуйте подобрать секретаря через кадровое агентство. Этот способ считается самым надежным. Серьезные агентства могут выполнить самый сложный заказ довольно быстро: их базы данных намного больше той, которую вы сможете составить самостоятельно. Но за профессиональный поиск придется выложить довольно значительную сумму: до 20% годового оклада будущего секретаря.
АНАСТАСИЯ ВОИНОВА
|
